Standardsoftware vs. skræddersyet system: Fordele og ulemper

Når en virksomhed har brug for et nyt system, står valget ofte mellem at købe et standardsystem eller få udviklet en skræddersyet løsning. Begge dele kan være det rigtige valg, men af vidt forskellige grunde.

I dette indlæg gennemgår vi fordele og ulemper ved begge løsninger, og hvordan du finder ud af, hvad der passer til jeres virksomhed.

Hvad er forskellen?

Et standardsystem er udviklet til at dække behovet hos mange virksomheder. Det købes typisk som et abonnement med en pris pr. bruger, og det er klar til brug fra dag ét.

Et skræddersyet system er udviklet til én virksomheds behov og arbejdsgange. Det kræver udvikling, før det kan tages i brug, men kan til gengæld præcis det, virksomheden har brug for.

Fordele og ulemper ved standardsoftware

Fordele

• Hurtig opstart
• Kendt pris pr. måned
• Leverandøren står for drift og udvikling
• Ofte mange funktioner fra start
• Gennemtestet af mange brugere

Ulemper

• Begrænsede muligheder for tilpasning
• I betaler ofte for funktioner, I ikke bruger
• Licenser pr. bruger bliver dyre, når virksomheden vokser
• Integrationer afhænger af, hvad leverandøren understøtter
• I er afhængige af leverandørens prioriteringer og prisændringer

Fordele og ulemper ved et skræddersyet system

Fordele

• Bygget præcis efter jeres arbejdsgange
• Kan samle flere funktioner i ét system
• Integrationer bygges til de systemer, I bruger
• Kan udvides løbende, når nye behov opstår
• Ingen licens pr. bruger i selve løsningen

Ulemper

• Kræver udvikling, før det kan tages i brug
• Højere startomkostning
• Kræver en partner til drift og videreudvikling
• Kræver, at I kan beskrive jeres behov

Sammenligning

Det overses ofte: Mange standardsystemer på én gang

Sammenligningen handler sjældent om ét standardsystem mod ét skræddersyet system. I praksis bruger mange virksomheder fem, ti eller flere standardværktøjer: et CRM, et projektværktøj, en chat, et tidsregistreringssystem og et regnskabsprogram.

Hver for sig er de gode, men tilsammen giver de dobbeltarbejde, mange licenser og et spredt overblik. Det er her, et samlet, skræddersyet system ofte giver mest værdi, fordi det erstatter flere værktøjer på én gang og samler data ét sted.

Regneeksempel: De samlede omkostninger over fem år

Prisen pr. måned fortæller ikke hele historien. Sammenlign i stedet de samlede omkostninger over systemets levetid (TCO, total cost of ownership):

Samlede omkostninger = opstart + (løbende omkostninger pr. år × antal år)

Her er et eksempel med tænkte, runde tal. Brug jeres egne, når I regner.

I eksemplet koster standardværktøjerne mindst de første tre år, mens det skræddersyede system er billigst over fem. Med fem brugere i stedet for 25 ville licenserne kun koste 24.000 kr. om året, og så vinder standardløsningen klart. Regnestykket vender altså især, når I er mange brugere, har flere værktøjer med hver sin licens, eller forventer at vokse. Husk også prisstigninger på licenser og tiden, medarbejderne bruger på dobbeltarbejde mellem værktøjerne.

Hvornår skal du vælge hvad?

Vælg standardsoftware, når:

• Jeres behov ligner mange andre virksomheders
• Der findes et system, der dækker det meste af behovet
• I har brug for en løsning hurtigt
• I er få brugere

Vælg et skræddersyet system, når:

• Jeres arbejdsgange ikke passer ind i standardsystemerne
• I bruger mange værktøjer, der ikke taler sammen
• I har mange brugere, og licenserne er blevet dyre
• I har brug for at kunne udvide løsningen løbende
• Systemet er forretningskritisk, og I vil have kontrol over udviklingen

Den tredje vej: Kombinationen

Det behøver ikke være enten-eller. Mange af de bedste løsninger kombinerer et skræddersyet system med integrationer til de standardsystemer, der fungerer godt, fx regnskabsprogrammet. Det er også sådan, vi selv har bygget vores interne system. Læs om, hvordan vi byggede vores eget system med AI.

Er I vokset ud af regneark, kan I også læse om, hvornår en skræddersyet registreringsløsning giver mening.

Vil du have hjælp til at vurdere, om et skræddersyet system giver mening for jer? Vi gennemgår jeres nuværende værktøjer og arbejdsgange og giver en ærlig anbefaling.

“Det rigtige system er ikke det billigste eller det med flest funktioner. Det er det, der passer til den måde, I arbejder på, og som kan følge med, når virksomheden udvikler sig.”

Ofte stillede spørgsmål

Du er velkommen til at læse mere i nogle af vores andre blogindlæg