10 processer, små og mellemstore virksomheder kan automatisere i dag

Mange små og mellemstore virksomheder bruger hver uge timer på opgaver, der kunne klares automatisk. Det er sjældent store, komplekse processer, men derimod de små, gentagne opgaver, der tilsammen stjæler meget tid.

Her er ti processer, som de fleste virksomheder kan automatisere i dag, uden at skulle skifte alle deres systemer ud.

1. Sortering af indkomne e-mails

En fælles indbakke kan hurtigt blive uoverskuelig. AI kan læse indkomne mails, forstå, hvad de handler om, og sende dem videre til den rette medarbejder eller afdeling. Henvendelser om fakturaer går til økonomi, supportsager til support og nye forespørgsler til salg. Det fungerer med både Outlook/Microsoft 365 og Gmail, der begge kan kobles på via deres API’er, fx med Make, n8n eller en custom PHP-integration. Læs mere i vores indlæg om automatisering af e-mails og kundehenvendelser med AI.

2. Ordrer fra e-mail til system

Mange virksomheder modtager stadig ordrer pr. mail eller som PDF. I stedet for at en medarbejder taster dem ind, kan ordrelinjer, kundeoplysninger og leveringsadresse aflæses og oprettes automatisk i ordresystemet. Typiske værktøjer: Outlook eller Gmail som indgang, en AI-model til at aflæse mailen eller PDF’en og en integration til ordresystemet eller webshoppen via API.

3. Fakturering

Når en opgave er afsluttet eller en ordre leveret, kan fakturaen oprettes automatisk i regnskabsprogrammet. Er tidsregistrering og fakturering koblet sammen, forsvinder dobbeltarbejdet helt. Typiske værktøjer: e-conomic og Dinero har begge API’er, så fakturaen kan oprettes direkte fra tidsregistrering, CRM eller webshop, enten via Make/n8n eller en custom PHP-integration.

4. Bogføring af bilag

Kvitteringer og leverandørfakturaer kan aflæses automatisk, så beløb, moms og leverandør bliver registreret. Mange regnskabsprogrammer har allerede funktioner til det, og AI kan hjælpe med at kategorisere de bilag, der ikke passer i skabelonen. Typiske værktøjer: start med bilagsfunktionerne i regnskabsprogrammet, fx e-conomic eller Dinero, og byg kun ekstra AI-logik til de bilag, der falder udenfor.

5. Opfølgning på tilbud

Tilbud, der bliver sendt og derefter glemt, er tabt omsætning. En automatisk opfølgning kan minde sælgeren om at følge op efter et bestemt antal dage eller sende en venlig påmindelse til kunden. Typiske værktøjer: CRM-systemets egne automatiseringer eller et flow i Make/n8n, der holder øje med tilbud uden svar.

6. Onboarding af nye kunder

Når en ny kunde er vundet, kan oprettelse i CRM, velkomstmail, oprettelse af projekt og tildeling af ansvarlig medarbejder ske automatisk. Det sikrer, at alle kunder får den samme gode start. Typiske værktøjer: Make eller n8n til at binde CRM, mailsystem og projektværktøj sammen. Kræver flowet meget egen logik, er en custom PHP-integration ofte mere robust.

7. Rapporter og nøgletal

Ugentlige og månedlige rapporter, der samles manuelt fra flere systemer, er oplagte at automatisere. Et dashboard med opdaterede tal sparer tid og giver et bedre beslutningsgrundlag. Typiske værktøjer: Data Studio (tidligere Looker Studio) til data fra fx GA4 og Google Ads; andre systemer kan kobles på via API eller et fælles regneark.

8. Produkttekster og indhold

Webshops med mange produkter kan bruge AI til at lave udkast til produkttekster ud fra produktdata. Teksterne skal stadig gennemses, men tiden pr. produkt falder markant. Læs mere om automatisering af produkttekster.

9. Booking og kalender

Mødebooking frem og tilbage pr. mail kan erstattes af automatisk booking, hvor kunden selv vælger et ledigt tidspunkt, og bekræftelser og påmindelser sendes automatisk. Typiske værktøjer: Microsoft Bookings i Microsoft 365 eller bookingsider i Google Kalender, eventuelt koblet til CRM via Make/n8n.

10. Interne godkendelser

Ferieansøgninger, indkøb, udlæg og godkendelse af tilbud følger ofte faste regler. De kan automatiseres, så sagen automatisk sendes til den rigtige person og registreres, når den er godkendt. Typiske værktøjer: Power Automate i Microsoft 365, Make/n8n eller en custom løsning, hvis godkendelsen skal ind i jeres eget system.

Sådan vælger du, hvor du skal starte

Du behøver ikke automatisere alle ti processer på én gang. Vælg den, hvor der bruges mest tid, og hvor processen er mest ensartet. Når den kører, har du både en gevinst og erfaring, du kan bygge videre på.

Et godt udgangspunkt er at spørge medarbejderne: Hvilke opgaver ville I helst slippe for? Svaret peger ofte direkte på de mest oplagte kandidater. Vil du regne gevinsten ud, kan du bruge vores guide til at beregne, hvad automatisering kan spare.

Automatisering mellem systemer eller ét samlet system?

Mange af processerne ovenfor handler om at flytte data mellem systemer. Bruger I mange forskellige værktøjer, kan det være en fordel at se på, om de skal samles i ét system i stedet for at bygge integrationer mellem dem alle. Det kan du læse mere om i vores indlæg om standardsoftware vs. skræddersyet system.

Vil du vide, hvilke processer der kan automatiseres i jeres virksomhed? Vi gennemgår jeres arbejdsgange og peger på, hvor gevinsten er størst.

“Det er sjældent den store, komplekse proces, der stjæler mest tid. Det er de små opgaver, der gentages hver dag, og det er dem, der giver den største gevinst at automatisere.”

Ofte stillede spørgsmål

Du er velkommen til at læse mere i nogle af vores andre blogindlæg