Sådan regner du ud, hvad automatisering kan spare din virksomhed

Før du investerer i automatisering, er det en god idé at vide, hvad du kan forvente at få ud af det. Heldigvis behøver beregningen ikke være kompliceret.

I dette indlæg viser vi, hvordan du regner tidsbesparelsen og den økonomiske gevinst ud, hvad du skal huske at tage med, og hvordan du vurderer, om investeringen kan betale sig.

Den grundlæggende formel

Den enkleste måde at beregne gevinsten på er:

Antal medarbejdere × sparede timer pr. uge × arbejdsuger pr. år × timepris

Timeprisen er ikke kun lønnen. Den bør dække de samlede omkostninger ved en medarbejders tid: løn, pension, feriepenge, lokaler, udstyr og administration. Mange virksomheder regner derfor med en intern timepris, der ligger et godt stykke over timelønnen.

Et regneeksempel

Lad os sige, at en virksomhed har fem medarbejdere i administrationen, som hver bruger tid på at overføre ordrer fra e-mail til ordresystemet og videre til fakturering.

Selv en besparelse på tre timer om ugen pr. medarbejder bliver altså til et betydeligt beløb over et år. Eksemplet er vejledende, men viser, hvorfor små tidsbesparelser hurtigt bliver til store tal.

Trin for trin: Sådan laver du din egen beregning

1. Find de gentagne opgaver

Start med at liste de opgaver, der udføres igen og igen. Spørg medarbejderne, hvad der tager tid, og hvad der føles som spildtid. De ved det ofte bedre end ledelsen.

2. Mål tiden

Lad medarbejderne registrere, hvor lang tid opgaverne tager over en periode på et par uger. Et skøn er fint at starte med, men målinger giver et mere retvisende billede.

3. Vurdér, hvor meget der kan automatiseres

Det er sjældent realistisk at automatisere en opgave fuldstændigt. Der vil typisk stadig gå lidt tid til kontrol og håndtering af undtagelser. Regn derfor hellere med en lavere besparelse end den maksimale.

4. Sæt en timepris på

Brug jeres interne timepris, ikke kun timelønnen. Har I ikke en fast intern timepris, kan økonomiafdelingen eller revisoren hjælpe med at beregne den.

5. Træk omkostningerne fra

Til sidst skal du sammenholde gevinsten med prisen for at udvikle, drifte og vedligeholde løsningen. Det giver dig det reelle afkast.

Husk de skjulte gevinster

Tidsbesparelsen er den letteste gevinst at regne på, men ikke den eneste. Automatisering giver ofte også:

• Færre fejl: Data, der ikke tastes ind manuelt, bliver ikke tastet forkert. Fejl i fakturaer eller ordrer kan koste både penge og kundetilfredshed.
• Hurtigere svartider: Kunder får hurtigere svar og hurtigere levering, når processen ikke venter på en medarbejder.
• Bedre overblik: Når data samles automatisk, har ledelsen altid opdaterede tal at træffe beslutninger på.
• Skalering uden flere ansættelser: Virksomheden kan vokse, uden at administrationen vokser i samme takt.
• Gladere medarbejdere: Færre ensformige opgaver giver mere tid til det faglige arbejde.

Disse gevinster er sværere at sætte et præcist tal på, men de er ofte lige så vigtige som selve tidsbesparelsen.

Hvornår kan det betale sig?

En simpel tommelfingerregel er at sammenligne den årlige gevinst med de samlede omkostninger over løsningens levetid. Koster en automatisering det samme som et halvt års besparelse at udvikle, er den tjent hjem efter seks måneder, og resten er ren gevinst.

Eksempel på tilbagebetalingstid: Tag virksomheden fra regneeksemplet ovenfor, der sparer ca. 310.000 kr. om året. Antag, at løsningen kræver 100 udviklertimer. Med Webtos timepris på 1.000 kr. koster den 100.000 kr. at udvikle. Regner du fx med 15.000 kr. om året til drift og vedligehold, er nettogevinsten ca. 295.000 kr. om året eller knap 24.600 kr. om måneden. Investeringen er dermed tjent hjem på godt fire måneder (100.000 / 24.600 ≈ 4,1). Tallene er et eksempel; jeres egen pris afhænger af, hvor mange systemer der skal kobles sammen, og hvor mange undtagelser processen har.

Husk også at medregne løbende omkostninger som licenser, hosting og vedligeholdelse. Systemer og integrationer ændrer sig over tid, og en automatisering skal holdes opdateret for at blive ved med at virke.

Faldgruber i beregningen

• At regne med den fulde tid, selvom en del stadig skal bruges på kontrol
• At glemme de løbende omkostninger til drift og vedligehold
• At regne med timeløn i stedet for den reelle interne timepris
• At undervurdere tiden til implementering og oplæring
• At overse, at frigjort tid kun er en gevinst, hvis den bruges på noget andet værdiskabende

Den sidste er vigtig. Hvis den sparede tid ikke bliver brugt på andre opgaver, bliver gevinsten aldrig realiseret i praksis. Lav derfor en plan for, hvad medarbejderne skal bruge tiden på.

Er du i tvivl om, hvilke opgaver der overhovedet egner sig, kan du starte med vores gennemgang af, hvad AI-automatisering er, og hvad der kan betale sig at automatisere.

Vil du have hjælp til at finde ud af, hvor I kan spare mest tid? Vi kortlægger jeres processer og giver et realistisk bud på gevinsten.

“En god beregning gør automatisering til en forretningsbeslutning i stedet for en mavefornemmelse. Start med de tal, I kender, regn konservativt, og mål resultatet bagefter.”

Ofte stillede spørgsmål

Du er velkommen til at læse mere i nogle af vores andre blogindlæg