Sådan byggede vi vores eget interne system med AI

Som mange andre virksomheder arbejdede vi i en lang række forskellige værktøjer. Til sidst besluttede vi at bygge vores eget system, og vi gjorde det med AI som en aktiv del af udviklingen.

I dette indlæg fortæller vi, hvorfor vi valgte at bygge Webto Hub, hvordan vi greb det an, og hvad vi har lært undervejs. Vi går ikke i detaljer med alle funktioner, men deler de erfaringer, der kan være nyttige for andre, der overvejer noget lignende.

Udgangspunktet: For mange værktøjer

Som bureau håndterer vi mange kunder, projekter, abonnementer og supportsager på samme tid. I lang tid brugte vi forskellige værktøjer til CRM, opgavestyring, tidsregistrering, kommunikation og økonomi.

Hvert værktøj fungerede fint i sig selv, men de talte ikke sammen. Kunder skulle oprettes flere steder, timer skulle overføres manuelt til fakturering, og det samlede overblik krævede, at nogen samlede tallene i hånden.

Hvorfor bygge selv?

Vi overvejede længe at finde ét standardsystem, der kunne det hele. Men vores arbejdsgange, fx med klippekort, abonnementer og drift af hjemmesider, passede ikke ind i de systemer, vi kiggede på. Vi ville have endt med at tilpasse os systemet i stedet for omvendt.

Samtidig havde AI ændret regnestykket. Med AI som en del af udviklingsprocessen kunne vi bygge og udvide systemet markant hurtigere, end det tidligere havde været muligt.

Sådan greb vi det an

Vi startede med det, der gjorde mest ondt

I stedet for at bygge et stort system på én gang startede vi med de områder, hvor vi brugte mest tid: kundeoverblik, projekter og tidsregistrering. Da de fungerede, byggede vi videre med økonomi, support og HR.

Egen udvikling kombineret med integrationer

Vi har ikke bygget alt fra bunden. Hvor der findes gode værktøjer, har vi integreret dem i stedet. Økonomidelen er fx koblet til regnskabsprogrammet, så vi ikke skal opfinde bogføring på ny.

AI som en del af udviklingsteamet

AI har været med i hele processen: til at skrive og gennemgå kode, til at strukturere data og til at teste nye funktioner. Det betyder ikke, at AI har bygget systemet alene. Vores udviklere har styret arkitekturen, truffet beslutningerne og kvalitetssikret alt, der er gået i drift.

Rettigheder fra start

Fordi hele virksomheden arbejder i samme system, var det vigtigt at kunne styre, hvem der ser hvad. Økonomi og HR er kun tilgængeligt for dem, der har brug for det, mens den enkelte medarbejder ser sine egne opgaver, sin tid og sit board.

Hvad systemet samler i dag

Uden at gå i detaljer samler Webto Hub i dag de fleste af vores daglige arbejdsgange:

• Kunder, projekter og personlige overblik
• Opgavestyring og boards
• Tidsregistrering
• Økonomi, abonnementer og klippekort
• Support og drift
• HR, kalender, håndbog og vidensbase

Det vigtigste er ikke de enkelte moduler, men at de hænger sammen. En registreret time hører til en kunde, et projekt og en aftale og kan bruges direkte i faktureringen.

Det har vi lært

• Start småt: Et lille system, der bliver brugt, er bedre end et stort system, der aldrig bliver færdigt.
• Byg efter arbejdsgangene: Systemet skal understøtte den måde, I arbejder på. Ellers finder medarbejderne hurtigt veje udenom.
• Hold det enkelt for brugerne: Jo mere systemet kan, jo vigtigere er det, at den enkelte kun ser det, der er relevant.
• AI gør udviklingen hurtigere, men ikke tænkearbejdet overflødigt: Det kræver stadig erfarne udviklere at træffe de rigtige beslutninger.
• Et system er aldrig færdigt: Nye behov opstår løbende, og det er en fordel, at vi selv kan bygge dem ind.

Kan andre virksomheder gøre det samme?

Ja. Det, vi har bygget til os selv, er ikke unikt for et bureau. De fleste virksomheder har brug for at holde styr på kunder, opgaver, tid og økonomi, og mange oplever de samme problemer med for mange værktøjer.

Forskellen ligger i detaljerne: hvilke moduler der er brug for, hvilke systemer der skal integreres med, og hvordan arbejdsgangene ser ud. Det er derfor, vi altid starter med at forstå virksomheden, før vi bygger noget. Du kan læse mere i vores case om Webto Hub og i vores indlæg om standardsoftware vs. skræddersyet system.

Overvejer I at samle jeres værktøjer i ét system? Vi bruger erfaringerne fra vores eget system, når vi udvikler forretningssystemer for andre virksomheder.

“Vi byggede ikke Webto Hub for at have vores eget system. Vi byggede det, fordi vi var trætte af at bruge tid på at få værktøjerne til at tale sammen. I dag bruger vi den tid på vores kunder.”

Ofte stillede spørgsmål

Du er velkommen til at læse mere i nogle af vores andre blogindlæg