Fra henvendelse til faktura i ét system.
alle henvendelser fra formularer og Facebook samlet
fra ny henvendelse til betalt faktura
fra udført opgave til faktura i regnskabsprogrammet
CRM og ordrestyring × Webto
Udfordringen
En servicevirksomhed med medarbejdere ude hos kunderne modtog henvendelser fra flere kanaler: kontaktformularen på hjemmesiden, Facebook, telefon og mail.
Henvendelserne blev noteret forskellige steder, opgaverne blev planlagt for sig, og fakturaerne blev skrevet manuelt i regnskabsprogrammet bagefter. Det kostede tid og gjorde det svært at se, hvor den enkelte opgave var i forløbet.
Løsningen
Vi udviklede et skræddersyet CRM- og ordrestyringssystem, der samler hele forløbet fra første henvendelse til betalt faktura. Henvendelser lander automatisk, opgaver planlægges i en fælles kalender, og fakturaen oprettes direkte fra opgaven.
Udviklingen og resultaterne
- Automatiske henvendelser: Kontaktformularer og Facebook-leads oprettes som sager uden manuel indtastning.
- Fuldt overblik: Alle opgaver får en kategori og følger de samme trin, så status altid er synlig.
- Planlægning med træk og slip: Opgaver trækkes direkte ind i kalenderen, og systemet kan selv finde den medarbejder, der har bedst tid.
- Fakturering med ét klik: Fakturaen oprettes ud fra opgaven og bogføres i regnskabsprogrammet.
- Ingen dobbeltindtastning: Kundens oplysninger indtastes én gang og følger opgaven hele vejen.
Projektleder:
– Magnus Knudsgaard, Head of Marketing
Hvad er systemet?
Systemet er et CRM- og ordrestyringssystem til servicevirksomheder, der har svært ved at styre deres aftaler og fakturere efterfølgende. Det samler henvendelser, tilbud, planlægning og fakturering i én brugerflade.
Løsningen er udviklet af Webto og bygget efter virksomhedens egne arbejdsgange. Den er koblet på hjemmesidens kontaktformular, Facebook Lead Ads og regnskabsprogrammet og kan integreres med mange af de systemer, virksomheder i forvejen bruger.
Casen viser, hvordan et skræddersyet system kan fjerne det manuelle arbejde mellem henvendelse, planlægning og fakturering.
Indsatsen i overblik
- Kortlægning af arbejdsgange
- Udvikling af CRM og ordrestyring
- Integration med kontaktformular og Facebook
- Integration med regnskabsprogram
- Løbende drift og videreudvikling
Fra henvendelse til faktura uden dobbeltarbejde
Før systemet blev henvendelser modtaget mange steder og skrevet ind manuelt. Det var let at overse en henvendelse og svært at følge op på tilbud, der ikke var besvaret.
Når en opgave var udført, skulle oplysningerne tastes ind igen i regnskabsprogrammet, før fakturaen kunne sendes. Det forsinkede faktureringen og gav risiko for fejl.
Henvendelser lander automatisk
Henvendelser fra kontaktformularen og Facebook oprettes automatisk som nye sager med navn, telefon, adresse, beskrivelse og kundens egne billeder.
Henvendelser, der kommer ind via telefon eller mail, oprettes manuelt på få sekunder i samme format, så alle sager ser ens ud uanset kilde.
Opgaverne kan få en kategori allerede, når kunden udfylder kontaktformularen, eller manuelt i systemet. Det gør det let at sortere og prioritere, og medarbejderne får besked, når der kommer en ny henvendelse.
Et tydeligt forløb for hver opgave
Hver sag følger de samme trin: ny henvendelse, besigtigelse, tilbud sendt, planlagt, udført og faktureret. Sagerne flyttes videre med træk og slip.
Til hver sag hører kundens oplysninger, billeder, adresse med rutevejledning og en historik over alt, der er sket. Det giver overblik for både kontoret og medarbejderne ude hos kunden.
Planlægning i en fælles kalender
Opgaverne kommer direkte ind i systemet og kan trækkes direkte over i kalenderen. Kalenderen viser hver medarbejder for sig, så det er let at vælge, hvem opgaven skal tildeles.
Systemet kan også selv regne ud, hvem der har tid, og tildele opgaven til den medarbejder med bedst tid, hvis det er nødvendigt. Når en opgave planlægges, flytter sagen automatisk videre i forløbet, og bekræftelsen til kunden er klar til at blive sendt.
Fakturering direkte fra opgaven
Når en opgave er udført, oprettes fakturaen direkte fra sagen. Kunde, adresse og opgavebeskrivelse er allerede udfyldt, og linjerne kan justeres, før fakturaen sendes.
Systemet er integreret med regnskabsprogrammet (fx Dinero), så kunden oprettes, fakturaen bogføres, og PDF’en sendes til kunden i én arbejdsgang.
Udviklet af Webto
Bygget af vores eget team, og vi følger systemet hele vejen.
Systemet er kortlagt, designet og udviklet af de samme folk hos Webto: udviklere, designere, projektledere og salg. Vi tager udgangspunkt i virksomhedens egne arbejdsgange og står også for drift og videreudvikling, når systemet er taget i brug.
Betalingsstatus hentes tilbage fra regnskabsprogrammet, så det er nemt at se udestående og forfaldne fakturaer og sende en påmindelse. Samtidig kan systemet automatisk tilføje en anmodning om en anmeldelse på fx Trustpilot eller Anmeld Håndværker direkte på fakturaen, så tilfredse kunder nemt kan anbefale virksomheden.
Overblik over forretningen
Forsiden giver et samlet overblik over nye henvendelser, dagens opgaver, udført arbejde, der mangler at blive faktureret, og udestående beløb.
Det gør det let at prioritere dagen og sikrer, at intet udført arbejde bliver glemt i faktureringen.
Systemet kan bruges på computer, tablet og mobil, så medarbejderne kan se dagens opgaver og kundens oplysninger ude på adressen. Læs mere om forretningskritiske systemer.
Bygget til virksomhedens arbejdsgange
Systemet er ikke et standardprodukt, men bygget ud fra, hvordan virksomheden arbejder i forvejen. Trin, felter og integrationer er tilpasset de opgaver, virksomheden løser.
Nye behov kan bygges ind løbende, uden at virksomheden skal skifte system.
Erfarne udviklere bag
Systemet er udviklet af Webtos egne udviklere, som har bygget komplekse løsninger i årtier og i dag arbejder med AI hver dag. AI gør udviklingen hurtigere, men det er erfaringen, der gør systemet stabilt og sikkert.
Når en virksomhed er afhængig af sit system hver dag, må det ikke gå ned og stå stille. Vi kender de typiske faldgruber, bygger løsningen, så de undgås, og ved præcis, hvad der skal gøres, hvis noget alligevel går galt.
Til de fleste servicevirksomheder
Systemet kan bruges af de fleste servicevirksomheder, der modtager henvendelser, planlægger aftaler og fakturerer bagefter, fx håndværkere, servicefirmaer, rengøring, have- og anlægsgartnere og konsulenter. Det kan integreres med mange af de systemer, virksomheden allerede bruger, fx regnskab, kalender og hjemmeside.
Vi tager altid udgangspunkt i virksomhedens egne arbejdsgange og bygger kun det, der giver værdi.
Nogle har brug for løbende videreudvikling via et abonnement, mens andre kun har brug for hjælp, når der skal tilføjes eller opdateres noget.
Læs også om Webto Hub, vores eget interne system.
Resultatet
Virksomheden har i dag ét sted, hvor alle henvendelser, opgaver og fakturaer er samlet.
Henvendelser samles automatisk, og de samme oplysninger skal kun indtastes én gang.
Fakturaen kan sendes, så snart opgaven er udført, i stedet for at blive samlet op senere.
Hvorfor det virker
Systemet følger den måde, virksomheden allerede arbejder på. Derfor er det let at tage i brug for både kontoret og medarbejderne ude hos kunden.
Integrationerne fjerner det manuelle arbejde mellem systemerne, mens overblikket gør det let at se, hvad der mangler.
Fokus har været på de dele, hvor der bruges mest tid: henvendelser, planlægning og fakturering.
Systemet er bygget, så det kan udbygges med flere funktioner i takt med behovet.
Lad os hjælpe jer med at samle henvendelser, opgaver og fakturering.
Vi udvikler skræddersyede forretningssystemer og AI-automatiseringer, der passer til jeres arbejdsgange. Fortæl os om jeres behov, så vender vi tilbage med et forslag.
Vores kunder.
Siden 2012 har vi skabt skræddersyede digitale løsninger, der driver vækst for virksomheder i alle størrelser.
