Hvad er AI-automatisering – og hvilke opgaver kan betale sig at automatisere?

AI-automatisering er blevet et af de mest omtalte emner i dansk erhvervsliv. Men hvad betyder det egentlig i praksis, og hvordan finder du ud af, hvilke opgaver i din virksomhed der rent faktisk kan betale sig at automatisere?

I dette indlæg forklarer vi, hvad AI-automatisering er, hvordan det adskiller sig fra klassisk automatisering, og hvordan du vurderer, om en opgave er værd at automatisere. Vi er også ærlige om, hvornår det ikke giver mening.

Hvad er AI-automatisering?

AI-automatisering er, når kunstig intelligens og integrationer overtager opgaver, som tidligere krævede, at en medarbejder læste, vurderede eller flyttede information manuelt. Det kan være alt fra at sortere indkomne e-mails til at udfylde et system med data fra en PDF.

Det, der adskiller AI-automatisering fra almindelig automatisering, er, at AI kan håndtere ustruktureret information: fritekst, dokumenter, billeder og henvendelser, der ikke følger en fast skabelon.

Klassisk automatisering vs. AI-automatisering

I praksis kombinerer de bedste løsninger ofte de to. Faste regler sørger for, at processen kører stabilt, mens AI tager sig af de dele, hvor der skal fortolkes.

Hvilke opgaver kan betale sig at automatisere?

Ikke alle opgaver er lige gode kandidater. Vi bruger typisk disse fem spørgsmål, når vi vurderer en proces sammen med en kunde:

1. Gentages opgaven ofte?

En opgave, der udføres dagligt eller ugentligt, giver langt større gevinst end en, der kun sker et par gange om året. Hyppighed er den vigtigste faktor.

2. Følger den et mønster?

Hvis opgaven løses nogenlunde på samme måde hver gang, er den lettere at automatisere. Jo flere undtagelser, jo mere kompleks bliver løsningen.

3. Flyttes der data mellem systemer?

Kopiering af information fra én skærm til en anden er noget af det mest oplagte at automatisere. Det er tidskrævende, ensformigt og giver risiko for tastefejl.

4. Hvad koster en fejl?

Hvis en fejl kan få store konsekvenser, skal der være menneskelig kontrol i processen. Det betyder ikke, at opgaven ikke kan automatiseres, men at AI fx forbereder arbejdet, og en medarbejder godkender.

5. Findes data digitalt?

Automatisering kræver, at informationen er tilgængelig digitalt. Ligger den i papirmapper eller i hovedet på en enkelt medarbejder, er første skridt at få den digitaliseret.

Typiske opgaver, der egner sig godt

• Sortering og fordeling af e-mails: AI læser indkomne henvendelser og sender dem til den rigtige person eller afdeling.
• Registrering af data fra dokumenter: Fakturaer, ordrer og formularer aflæses og registreres automatisk.
• Rapporter og overblik: Tal fra forskellige systemer samles i en rapport, der opdaterer sig selv.
• Udkast til tekster: Produkttekster, tilbud og standardsvar kan laves som udkast, der efterfølgende gennemses.
• Opfølgning og påmindelser: Kunder og medarbejdere får automatisk besked, når noget mangler eller er forsinket.

Vil du se flere konkrete eksempler, har vi samlet 10 processer, små og mellemstore virksomheder kan automatisere i dag.

Hvornår giver det ikke mening?

AI-automatisering er ikke svaret på alt. Det giver sjældent mening, når:

• Opgaven kun udføres få gange om året
• Hver opgave kræver en individuel faglig vurdering
• Processen ændrer sig hele tiden
• Data er spredt, ufuldstændige eller ikke digitale
• Gevinsten er mindre end prisen for at bygge og vedligeholde løsningen

I de tilfælde er det ofte bedre at starte med at rydde op i processen eller samle data ét sted, før man automatiserer.

Sådan kommer du i gang

Den bedste måde at starte på er at kortlægge, hvor tiden bliver brugt. Bed medarbejderne notere i en uge eller to, hvilke opgaver der gentager sig, og hvor lang tid de tager. Det giver et konkret udgangspunkt.

Herefter kan du prioritere efter, hvor meget tid der kan spares, og hvor enkel løsningen er. Start med én proces, få den til at virke, og byg videre derfra. Vil du regne gevinsten ud, kan du læse vores guide til, hvordan du regner ud, hvad automatisering kan spare din virksomhed.

Er du i tvivl om, hvor I skal starte? Vi hjælper virksomheder med at finde og automatisere de processer, hvor der er mest tid at hente.

“AI-automatisering handler ikke om at erstatte medarbejdere, men om at fjerne de opgaver, der stjæler deres tid. De virksomheder, der får mest ud af det, starter småt, måler gevinsten og bygger videre på det, der virker.”

Ofte stillede spørgsmål

Du er velkommen til at læse mere i nogle af vores andre blogindlæg