Fra Excel-ark til registreringssystem: Hvornår giver en skræddersyet løsning mening?

Excel er et fantastisk værktøj, og mange virksomheder har bygget hele deres registrering op omkring regneark. Men på et tidspunkt begynder regnearkene at koste mere tid, end de sparer.

I dette indlæg ser vi på, hvornår Excel stadig er det rigtige valg, hvornår det er tid til at skifte, og hvornår en skræddersyet registreringsløsning giver mening frem for et standardsystem.

Hvorfor bruger så mange virksomheder Excel?

Excel er fleksibelt, de fleste kan bruge det, og det koster stort set ingenting at komme i gang. Skal man registrere timer, lager, kvalitetskontroller eller kunder, er et regneark ofte det første, man griber til.

Det fungerer godt, så længe det er få personer, der bruger det, og mængden af data er begrænset. Problemerne opstår, når virksomheden vokser, og flere skal arbejde i de samme data.

Tegn på, at I er vokset ud af regnearket

• Flere medarbejdere arbejder i den samme fil, og ændringer bliver overskrevet
• Der findes flere versioner af det samme ark, og ingen ved, hvilken der er den rigtige
• Data skal kopieres fra regnearket til andre systemer, fx fakturering eller løn
• Formler går i stykker, og kun én medarbejder ved, hvordan arket virker
• Det er svært at styre, hvem der må se og redigere hvad
• Det tager lang tid at lave rapporter og få overblik
• Registreringer foregår på papir eller i felten og tastes ind bagefter

Kan I genkende flere af punkterne, er det et tegn på, at regnearket er blevet en flaskehals.

Hvad er et registreringssystem?

Et registreringssystem er en løsning, der er bygget til at indsamle, gemme og bruge en bestemt type data. Det kan være tidsregistrering, lagerstyring, kvalitetskontrol, serviceeftersyn, kørsel eller registrering af hændelser.

Forskellen til et regneark er, at data ligger i en database med faste felter, regler og rettigheder. Det gør det muligt at være mange om at arbejde samtidig, undgå fejl og koble registreringerne direkte på andre systemer.

Standardsystem eller skræddersyet løsning?

Når regnearket ikke slår til længere, er næste spørgsmål, om I skal vælge et standardsystem eller få udviklet en løsning til jeres behov.

Kort fortalt: Et standardsystem er hurtigt i gang og betales typisk med en licens pr. bruger pr. måned, men I er begrænset til systemets muligheder og leverandørens planer. En skræddersyet løsning kræver udvikling, men bygges efter jeres arbejdsgange og til de systemer, I allerede bruger. Vi har samlet den fulde sammenligning med fordele og ulemper i vores indlæg om standardsoftware vs. skræddersyet system.

Et standardsystem er ofte det rigtige valg, hvis jeres behov ligner mange andres. Findes der et system, der dækker langt det meste af behovet, er det sjældent værd at bygge selv.

Hvornår giver en skræddersyet løsning mening?

En skræddersyet registreringsløsning giver typisk mening, når:

• Jeres arbejdsgange er særlige og ikke passer ind i standardsystemerne
• I ville skulle bruge flere standardsystemer for at dække behovet
• Registreringerne skal kobles direkte på jeres andre systemer
• I har mange brugere, og licenser pr. bruger bliver dyre
• I har brug for at kunne udvide løsningen løbende
• Registrering skal foregå på mobil, i felten eller uden for kontoret

Mange starter med et konkret behov, fx tidsregistrering, og udvider siden med flere funktioner. Det er en af fordelene ved en skræddersyet løsning: Den kan vokse i takt med virksomheden. Vi har selv taget turen fra mange værktøjer og regneark til ét system, der startede med kunder, projekter og tidsregistrering. Læs, hvordan vi byggede vores eget interne system med AI.

Sådan kommer I fra regneark til system

1. Kortlæg, hvad regnearket bruges til

Gennemgå de regneark, der bruges i dag. Hvilke data registreres, hvem bruger dem, og hvor ender data bagefter? Ofte viser det sig, at et enkelt ark løser flere forskellige opgaver.

2. Beskriv behovet

Skriv ned, hvad systemet skal kunne, og hvem der skal bruge det. En god kravspecifikation gør det lettere at vælge den rigtige løsning og undgå overraskelser.

3. Ryd op i data

Inden data flyttes til et nyt system, er det en god idé at rydde op: fjerne dubletter, rette fejl og ensrette formater. Det betaler sig hurtigt i det nye system.

4. Start med det vigtigste

Byg første version med de vigtigste funktioner, og få den i brug hurtigt. Det er bedre at have et system, der løser kerneopgaven godt, end et stort system, der først er klar om et år.

5. Byg videre

Når systemet er i brug, opstår der typisk nye ønsker. Med en skræddersyet løsning kan de bygges ind løbende, og registreringerne kan kobles på fx fakturering, løn eller rapporter.

Overvejer I at gå fra regneark til et samlet system? Vi udvikler skræddersyede registrerings- og forretningssystemer, der passer til jeres arbejdsgange.

“Excel er et godt sted at starte, men et dårligt sted at blive, når virksomheden vokser. Det rigtige tidspunkt at skifte er, når regnearket begynder at styre jer i stedet for omvendt.”

Ofte stillede spørgsmål

Du er velkommen til at læse mere i nogle af vores andre blogindlæg