Hele virksomheden samlet i ét skræddersyet system.
registreret tidsforbrug i mødetiden hver dag
hurtigere eksekvering på kunder
om måneden sparet på betalte løsninger
Webto Hub × Webto
Udfordringen
Som bureau med mange kunder, projekter og abonnementer arbejdede vi i en række forskellige værktøjer: ét til kunder, ét til opgaver, ét til tid og flere til økonomi og kommunikation.
Data skulle flyttes manuelt mellem systemerne, overblikket var spredt, og hver ny medarbejder skulle sættes ind i mange forskellige værktøjer.
Løsningen
Vi besluttede at udvikle vores eget interne system, Webto Hub, med hjælp fra AI. I dag samler det kunder, projekter, tid, økonomi, support og HR i én løsning, som vi selv videreudvikler, når nye behov opstår.
Udviklingen og resultaterne
- Ét system: Kunder, projekter, tid, økonomi, support og HR samlet ét sted.
- Mindre dobbeltarbejde: Data indtastes én gang og bruges på tværs af afdelinger.
- Rollebaseret adgang: Den enkelte medarbejder ser kun det, der er relevant for deres arbejde.
- Integrationer: Økonomi og fakturering koblet til regnskabssystemet.
- Løbende udvikling: Nye funktioner bygges ind, når behovet opstår.
Projektleder:
– Magnus Knudsgaard, Head of Marketing
Hvad er Webto Hub?
Webto Hub er vores interne forretningssystem. Det er platformen, hvor alle afdelinger hos Webto arbejder, fra salg og projektstyring til tidsregistrering, økonomi, support og HR.
Systemet er udviklet af vores eget team med AI som en aktiv del af udviklingsprocessen og kombinerer egen udvikling med integrationer til de værktøjer, vi fortsat bruger.
Casen viser, hvordan et skræddersyet system kan erstatte en spredt værktøjskasse og give et samlet overblik på tværs af virksomheden.
Indsatsen i overblik
- Behovsafdækning og arbejdsgange
- Skræddersyet systemudvikling
- AI-assisteret udvikling
- Integration til økonomi og fakturering
- Løbende videreudvikling
Fra mange værktøjer til ét system
Før Webto Hub var vores arbejdsdag fordelt på mange værktøjer, der hver især løste en del af opgaven, men ikke talte sammen.
Kunder blev oprettet flere steder, timer blev registreret ét sted og overført til fakturering et andet, og kommunikationen om opgaverne lå adskilt fra selve opgaverne. Det kostede tid hver uge og gav risiko for fejl.
Én løsning på tværs af afdelinger
I dag arbejder alle afdelinger i samme system og med de samme data.
Når en kunde oprettes, er den tilgængelig for salg, projekt, økonomi og support med det samme. Timer registreres direkte på kunden og projektet, og abonnementer og klippekort håndteres samme sted.
Det betyder, at oplysninger ikke skal sendes videre eller tastes ind igen, og at alle arbejder ud fra det samme, opdaterede overblik.
Styr på adgang og rettigheder
Systemet er bygget med rollebaseret adgang, så vi selv bestemmer, hvem der kan se og redigere hvad.
Økonomi- og HR-oplysninger er kun tilgængelige for dem, der har brug for dem, mens den enkelte medarbejder får et simpelt overblik over egne opgaver, tid og deadlines.
Enkelt for den enkelte medarbejder
Selvom Hub’en dækker hele virksomheden, skal den enkelte medarbejder kun forholde sig til det, de arbejder med. Hver medarbejder har sit eget overblik og board.
Det gør systemet nemt at tage i brug og sænker tærsklen for nye medarbejdere, der ikke skal lære en lang række forskellige værktøjer.
Integrationer i stedet for dobbeltarbejde
Hvor det giver mening, har vi koblet Hub’en på eksisterende værktøjer i stedet for at bygge alt fra bunden.
Økonomidelen er fx integreret med regnskabssystemet, så registreret tid og abonnementer kan blive til fakturaer uden manuel overførsel.
Bygget internt
Udviklet af vores eget team og brugt af hele huset hver dag.
Hub’en er udviklet af de samme folk, der arbejder i den hver dag: udviklere, designere, projektledere og salg. Derfor ved vi, hvad der skal til, for at et system holder i hverdagen, og den erfaring tager vi med, når vi bygger forretningssystemer til vores kunder.
Kombinationen af egen udvikling og integrationer gør, at vi får præcis det, vi har brug for, uden at betale for funktioner, vi ikke bruger.
Udviklet med AI
Hub’en er udviklet med AI som en aktiv del af processen. Det har gjort det muligt at bygge nye moduler og funktioner markant hurtigere, end det ellers ville have været.
AI bruges både til at skrive og gennemgå kode, til at strukturere data og til at automatisere tidskrævende opgaver i den daglige drift.
Erfaringerne fra vores eget system bruger vi i dag, når vi udvikler forretningskritiske systemer og AI-automatiseringer for vores kunder.
Bygget af erfarne udviklere
Selvom AI har sat tempoet op, er det erfarne udviklere, der står bag Hub’en. Vi har arbejdet med komplekse løsninger i årtier, længe før AI kom til, og ved derfor, hvordan et system skal bygges, så det kan holde til den daglige drift.
Det er forskellen på et system, der bare virker i dag, og et system, man kan stole på. Går noget galt, ved vi, hvorfor det sker, og hvordan det rettes, så hverdagen ikke går i stå.
Et system, der vokser med os
Vi har løbende fået nye behov, og systemet er udvidet i takt med dem. Nye funktioner bygges direkte ind i den løsning, vi allerede bruger.
Vi skal derfor ikke skifte system eller finde endnu et værktøj, når virksomheden udvikler sig.
Fra internt værktøj til kundeløsning
Den måde, vi har bygget Hub’en på, kan overføres til andre virksomheder. Behovene er forskellige, men udfordringen er ofte den samme: for mange værktøjer, for meget manuelt arbejde og for lidt overblik.
Derfor tager vi altid udgangspunkt i virksomhedens egne arbejdsgange og bygger kun de moduler, der giver værdi.
Nogle har brug for løbende videreudvikling via et abonnement, mens andre kun har brug for hjælp, når der skal tilføjes eller opdateres noget.
Det giver en løsning, der passer til virksomheden i dag og kan udvides i morgen.
Webto Hub i dag
Webto Hub er i dag det system, hele virksomheden arbejder i hver dag. Det samler kunder, projekter, tid, økonomi, support, HR og intern viden ét sted.
Vi bruger mindre tid på administration og manuel overførsel af data og mere tid på det arbejde, der skaber værdi for vores kunder.
Samtidig har vi fået et overblik, der altid er opdateret, uden at nogen først skal samle tallene manuelt.
Erfaringer, vi deler med vores kunder
At bygge vores eget system har givet os indsigt i, hvad der skal til for at samle en virksomhed i én løsning, og hvor gevinsterne er størst.
Det er den erfaring, vi tager med ind i samarbejdet, når vi udvikler forretningskritiske systemer for andre virksomheder.
Vi starter med de områder, hvor der bruges mest tid, og bygger videre derfra.
På den måde kommer gevinsten hurtigt, og systemet vokser i takt med behovene.
Lad os hjælpe jer med at samle virksomheden i ét system.
Vi udvikler skræddersyede forretningssystemer og AI-automatiseringer, der passer til jeres arbejdsgange. Fortæl os om jeres behov, så vender vi tilbage med et forslag.
Vores kunder.
Siden 2012 har vi skabt skræddersyede digitale løsninger, der driver vækst for virksomheder i alle størrelser.
