Hvad er et PIM-system? Sådan får du styr på dine produktdata

Et PIM-system (Product Information Management) er et centralt system, hvor du samler, beriger og kvalitetssikrer alle dine produktdata ét sted og derefter sender dem automatisk ud til webshop, markedspladser, kataloger og andre kanaler.

Har du hundredvis eller tusindvis af varer fra flere leverandører, kender du problemet: Data ligger i Excel-ark, i ERP-systemet, i mails og i webshoppen, og ingen ved, hvilken version der er den rigtige. Her får du forklaringen på, hvad et PIM-system gør, hvornår det kan betale sig, og hvordan du implementerer det uden at det bliver et IT-projekt, der aldrig slutter.

Hvad gør et PIM-system helt konkret?

Et PIM-system ligger i midten af din produktdata. På den ene side har du kilderne: ERP-systemet med varenumre og priser, leverandørernes datafiler og måske et PLM-system. På den anden side har du kanalerne: webshoppen, markedspladser, Google Shopping, trykte kataloger og datablade.

I PIM-systemet sker fire ting:

1. Indsamling: Data fra ERP og leverandører hentes ind og oversættes til ét fælles format, uanset hvordan hver leverandør leverer det.
2. Berigelse: I tilføjer beskrivelser, attributter, billeder, dokumenter, tags og oversættelser. Det gøres én gang, ikke én gang pr. kanal.
3. Kvalitetssikring: Systemet viser, hvilke produkter der mangler oplysninger, og kan blokere for, at ufuldstændige varer bliver sendt ud.
4. Distribution: Hver kanal får præcis de data, den skal bruge, i det format den forventer.

Hvad er forskellen på PIM, ERP, DAM og CMS?

Systemerne overlapper, og mange leverandører kalder deres produkt for lidt af det hele. Men de har hver deres hovedopgave:

Tommelfingerreglen: ERP er sandheden om tal (pris og lager), PIM er sandheden om produktet (hvad det er, og hvordan det beskrives). Lad hvert felt have ét “hjem”, så du aldrig retter det samme to steder.

Hvordan ved du, at du har brug for et PIM-system?

Du har sandsynligvis brug for PIM, hvis du kan genkende flere af disse:

• Du har mange varer, og sortimentet vokser hurtigere end den tid, I har til at oprette dem.
• Du får data fra flere leverandører i hver sit format.
• Du sælger på mere end én kanal, fx webshop og markedspladser, eller på flere sprog.
• Produktdata ligger i Excel-ark, og I er i tvivl om, hvilken version der er rigtig.
• Nye produkter venter i uger på tekster og billeder, før de kan sælges.
• Kundeservice får spørgsmål, som burde stå på produktsiden, eller I har returvarer pga. forkerte oplysninger.

Har du få varer og kun én webshop, er et PIM-system typisk overkill. Så kan webshoppens egen produktstyring og et godt ERP-system klare opgaven.

Hvilke fordele giver et PIM-system?

• Ensartede data på tværs af kanaler. Kunden ser det samme på webshoppen, i kataloget og på Google Shopping.
• Hurtigere lancering af nye varer. Produktet kan sælges, så snart data er komplette, i stedet for at vente på manuel oprettelse flere steder.
• Færre fejl og returvarer. Præcise mål, materialer og specifikationer gør, at kunderne køber det rigtige første gang.
• Bedre synlighed i Google og AI-søgning. Fyldige og strukturerede produktdata giver bedre produktsider, bedre produktfeeds og flere svar, som søgemaskiner og AI-assistenter kan bruge.
• Nemmere at gå internationalt. Sprog, enheder og kanalkrav håndteres i ét system.
• Styr på compliance. Obligatoriske felter kan kræves, før en vare kan sendes ud.

Hvilke krav stiller lovgivningen til dine produktdata?

Produktdata er ikke længere kun marketing. EU’s produktsikkerhedsforordning (GPSR) har siden december 2024 krævet, at produkter, der sælges online til forbrugere, viser:

• Producentens navn, postadresse og elektroniske kontaktoplysninger.
• En ansvarlig virksomhed i EU, hvis producenten ligger uden for EU.
• Oplysninger, der identificerer produktet, fx billede, type og batch- eller serienummer.
• Advarsler og sikkerhedsinformation på kundens sprog.

Dertil kommer de digitale produktpas (Digital Product Passport). Batterier er den første produktgruppe: Fra 18. februar 2027 skal bl.a. batterier til elbiler, elcykler og løbehjul, industribatterier og batterier til energilagring i hjemmet have et digitalt batteripas. Flere produktgrupper følger efter under EU’s økodesignforordning.

PIM og AI: Automatisk berigelse af produktdata

Det, der før tog længst tid i et PIM-projekt, var at skrive tekster og udfylde attributter til tusindvis af varer. Her har AI ændret regnestykket. Med en sprogmodel koblet på dine produktdata kan du:

• Skrive produkttekster i jeres egen tone ud fra tekniske data.
• Trække attributter som mål, materiale og farve ud af leverandørbeskrivelser og PDF-datablade.
• Oversætte til nye markeder.
• Foreslå kategorier, tags og alt-tekster til billeder.

Reglen er den samme som for al AI-indhold: Et menneske skal godkende det, før det går ud. Især tekniske data og sikkerhedsoplysninger må aldrig være gæt. Læs mere om, hvordan vi automatiserer produkttekster til webshops.

Hvordan hænger PIM sammen med ERP og webshop?

Et typisk flow ser sådan ud: ERP-systemet sender varenummer, pris og lager. PIM tilføjer alt det beskrivende og sender den samlede vare videre til webshoppen. Leverandørdata kommer ind i PIM og bliver konverteret, så du kun beriger data én gang, uanset hvor mange leverandører du har.

Tidligere blev systemerne ofte synkroniseret med et script, der kørte én gang i døgnet. I dag foregår integrationer typisk via API’er og webhooks, så en ændring i PIM eller ERP når webshoppen inden for få minutter. Pris og lager bør opdateres hyppigt. Tunge opdateringer af tekster og billeder kan stadig sagtens køre i batches om natten.

Integrationen er ofte den største del af arbejdet, og den afhænger især af, hvilket ERP-system I bruger. Se hvordan vi arbejder med ERP-integration.

Hvilket PIM-system skal du vælge?

Markedet spænder fra gratis open source til store enterprise-løsninger. Groft sagt kan du vælge mellem tre typer:

Uanset type bør du vurdere: integration til jeres ERP og webshop, hvor nemt det er for medarbejderne at bruge, håndtering af sprog og varianter, datakvalitetsregler, mulighed for AI-berigelse og den samlede pris over tre-fem år inkl. integration og drift.

Sådan implementerer du et PIM-system trin for trin

1. Analysér jeres nuværende proces. Hvor ligger data i dag (Excel, ERP, webshop, mails)? Hvem opdaterer dem, og hvor opstår fejlene?
2. Definér mål. Hurtigere lanceringer, flere kanaler, nye markeder eller færre returvarer? Målene styrer valget af system.
3. Lav en datamodel. Hvilke produktfamilier, attributter og obligatoriske felter skal I have, og hvilket system ejer hvert felt?
4. Vælg system ud fra datamodellen og integrationsbehovet, ikke ud fra den flotteste demo.
5. Ryd op i data. Fjern dubletter og forældede varer, og udfyld manglende billeder og beskrivelser. Gør det før importen, ikke efter.
6. Byg integrationerne til ERP, webshop og evt. markedspladser, og test med en mindre produktgruppe først.
7. Træn medarbejderne og fastlæg ansvar: Hvem ejer hvilke data, og hvordan ser arbejdsgangen ud fremover?
8. Optér løbende. Følg datakvaliteten, tilføj nye kanaler, og juster reglerne, når lovgivningen ændrer sig.

Ofte stillede spørgsmål

Kilder: EU-Kommissionen: Digitalt produktpas for batterier · Akeneo PIM Community Edition

“Et PIM-system gør ikke dine produktdata gode. Det gør det umuligt at ignorere, når de ikke er.”

Du er velkommen til at læse mere i nogle af vores andre blogindlæg